Situation
- Durch ehrwürdige Ordensschwestern christlich ausgerichtetes Altenheim und Pflegeeinrichtung, in einer hessischen Großstadt.
- Mit ca. 100 Bewohnern (2020), ca. 40 Pflegekräfte sowie 6 Mitarbeitern in der Verwaltung.
- Ziel: Gewährleistung der Zahlungseingänge und einfache Verwaltung der offenen Posten speziell im Hinblick vorhandener nicht nutzbarer Spezialsoftware, Datenaustausch vereinfachen.
Herausforderung
Unzureichende Softwarelösungen
Es zeigte sich, dass die vorhandene Spezialsoftware in der Altenpflegeeinrichtung nicht nutzbar war. Diese Unzulänglichkeit führte zu erheblichen Schwierigkeiten in der Verwaltung der offenen Posten. Die verschiedenen Softwarelösungen waren inkompatibel und boten nicht die erforderlichen Funktionalitäten, wodurch die Prozesse unnötig erschwert wurden.
Zeitmangel und dringender Handlungsbedarf
Die Situation verlangte ein schnelles Handeln. Aufgrund der besonderen Umstände war das Zeitfenster für die Umsetzung deutlich eingeschränkt. Eine verzögerte Umsetzung, hätte zu Finanz- und Abrechnungslücken geführt, die in einer Einrichtung mit dieser Größe, absolut inakzeptabel gewesen wären.
Fehlende Kommunikation und begrenzte Informationen
Die Klärungen der offenen Herausforderungen war nahezu unmöglich. Es waren nur wenige Eckdaten bekannt und die Befragung vorheriger Mitarbeiter nicht mehr durchführbar. Dies führte zu einer großen Informationslücke, die das Projekt erschwerte und zusätzliche Risiken mit sich brachte.
Vorgehen SystemAnalyse
1. Agiles Projektmanagement
2. On-Demand-Entwicklung
3. Reduzierte Mockups
Nutzen Systemanalyse
Verbesserte Zahlungsabwicklung
Durch die Implementierung einer optimierten Verwaltungssoftware konnten die Zahlungseingänge zeitnah und effizient bearbeitet werden. Dies trug zur finanziellen Stabilität der Einrichtung bei, was für ihre nachhaltige Entwicklung entscheidend war.
Effizienter Datenaustausch
Die neuen Lösungen ermöglichten einen vereinfachten Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen. Dies verbesserte nicht nur die interne Kommunikation, sondern auch die Übersicht über offene Posten, was zu einer höheren Transparenz führte.
Erhöhte Zufriedenheit unter den Mitarbeitern
Die rasche Umsetzung und die verbesserte Software führten zu höherer Zufriedenheit bei den Pflegekräften und Verwaltungsmitarbeitern. Eine einfachere Handhabung der Software reduzierte Stress. Erhöhte die Effizienz im Arbeitsalltag, welche sich positiv auf die Pflege der Bewohner auswirkte.
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