Situation
- Weitgehend eigenständig agierendes solides Handwerksunternehmen der Elektrobranche in Mannheim, laufende Großprojekte, u.a. Klinikneubauprojekt im zweistelligen Millionenbereich.
- Zum damaligen Zeitpunkt (um 2018) mit ca. 120 Mitarbeitern, Verwaltung, eigener Planungsabteilung, diversen Sub- und Nachunternehmern.
- Ziel: Sicherstellung der zeitnahen Rechnungslegung und Teilabnahmen durch überwachendes und koordinierendes Ingenieurbüro, Schaffung von optimalen Strukturen für künftige (Groß)-Projekte.
Herausforderung
Komplexität des Projektcontrollings
Das Projektcontrolling im zweistelligen Millionenbereich stellte eine erhebliche Herausforderung dar. In der Vergangenheit hatte das Unternehmen unter den Auswirkungen des unzureichenden Controllings gelitten. Das führte zu erheblichen bilanziellen Kostennachteilen. Insbesondere in einem wirtschaftlich angespannten Umfeld, wie dem deutschen Mittelstand, verursachen unklare Prozesse Unsicherheiten in der Projektfinanzierung.
Ineffiziente Datenverarbeitung
Die Abkopplung von einem ungeeigneten Warenwirtschaftsprogramm erwies sich mehr als notwendig. Das System lieferte veraltete, fehlerhafte Daten und dadurch wurde die Effizienz in der Projektverwaltung eingeschränkt. Ähnliche Fälle aus einer anderen Niederlassung zeigte das gleiche Bild. Angesichts der unvollständigen Digitalisierung, führte dies insgesamt im Konzern zu erheblichen Verlusten.
Mangelnde Prozessoptimierung
Die Vernachlässigung wesentlicher Prozessentwicklungen, führte zu einer hohen Anzahl der Halbfertigen (über 50%). Diese Situation gefährdete nicht nur laufende Projekte, sondern führte auch zu einem Rückgang der Wettbewerbsfähigkeit im Markt. Besonders im Hinblick auf die notwendige Effizienzsteigerung war dies nicht mehr akzeptabel.
Vorgehen SystemAnalyse
1. Projektcontrolling optimieren
2. Prozessentwicklung
3. Digitalisierung vorantreiben
Nutzen Systemanalyse
Effiziente Projektabwicklung
Durch die Sanierung des Projektaufmaßes wurde die Abdeckung auf über 99% gesteigert. Diese Effizienz sorgte dafür, dass das Projekt kostenseitig nahezu verlustfrei abgeschlossen werden konnte. Ein entscheidender Vorteil im wettbewerbsintensiven Markt des deutschen Mittelstands. Insbesondere in der Gunst um die jeweilige Niederlassung.
Nachhaltige Prozessverbesserungen
Die Einführung praxisorientierter Schulungen und regelmäßiger Meetings führten zu mehr Transparenz. Zudem konnte sichergestellt werden, dass nachhaltige Veränderungen implementiert wurden. Deshalb profitieren nicht nur aktuelle Projekte, sondern auch zukünftige Bauvorhaben von diesen optimierten Strukturen.
Höhere Datenqualität und -nutzung
Die Verbesserung der Datenintegrität durch strukturierte Abläufe und Dublettenerkennung senkte die Fehlerquote signifikant. Die Fähigkeit, große Datenmengen effizient zu verarbeiten, verschaffte einen klaren Wettbewerbsvorteil und erhöhte die Entscheidungsfähigkeit der Geschäftsführung maßgeblich.
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