Situation
- Mittelgroßes, unternehmergeführtes Ingenieurbüro (Planungsteam), für die technische Gesamtplanung (TGA) mit Firmensitz in Südhessen.
- Schwerpunkt Auftragsvergaben, Submissionen, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Leistungsverzeichnisse, Kostenschätzungen, 3 Ingenieure, 5 Techniker, 4 Technische Zeichner sowie mehrere administrative Mitarbeiter.
- ZIEL: grundsätzliches Brainstorming und Überarbeitung der IT-Infrastruktur zu Themen wie Backup, Datenablage, Datensicherheit und Internetpräsenz.
Herausforderung
Veraltete IT-Strukturen
Das Ingenieurbüro hatte mit einem stark gewachsenen, aber veralteten IT-System zu kämpfen. Durch die Inhaberführung, war es so, kein Mitarbeiter Verantwortung für die IT hatte. Außer der Chef. Die chaotischen Zugriffsbeschränkungen waren nicht mehr tragbar. In diesem Kontext kam es häufiger zu Diskussionen, Stillständen und Verzögerungen.
Fehlende Sicherheitskonzepte
Die mangelnde Implementierung eines Sicherheitskonzepts stellte eine erhebliche Bedrohung dar. Notstromsysteme und Datensicherungen waren entweder unbrauchbar oder nicht vorhanden. Diese Bedingungen sorgten nicht nur für ein hohes Risiko, sondern verhinderten auch ein reibungsloses Arbeiten im Team.
Niedrige Digitalkompetenz
Ein weiteres zentrales Problem lag in der geringen Digitalkompetenz der Mitarbeiter. Über die Hälfte des Teams verfügte nicht über ausreichendes Verständnis für digitale Werkzeuge und Prozesse. Diese Herausforderung wurde durch die fehlende Schulung und regelmäßige Meetings noch verstärkt, was die Effizienz weiter beeinträchtigte.
Vorgehen SystemAnalyse
1. Strategische IT-Überarbeitung
2. Implementierung eines Sicherheitskonzepts
3. Schulungsprogramme zur Steigerung der Digitalkompetenz
Nutzen Systemanalyse
Verbesserung der IT-Sicherheit
Durch die Implementierung eines wirksamen Sicherheitskonzepts profitierte das Ingenieurbüro von einem signifikanten Rückgang potenzieller Datensicherheitsvorfälle. Dies stärkte nicht nur das Vertrauen innerhalb des Teams, sondern auch das Vertrauen der Kunden.
Erhöhung der Produktivität
Mit der Überarbeitung der IT-Strukturen und der Einführung geeigneter Softwarelösungen konnte die Produktivität des Unternehmens steigen. Durch eine klare Datenablagestruktur und optimierte Arbeitsabläufe wurde die Effizienz gesteigert und manuelle Fehler reduziert.
Stärkung der Mitarbeiterkompetenz
Die angestoßenen Schulungsmaßnahmen führten zu einer signifikanten Steigerung der Digitalkompetenz im Team. Die Mitarbeiter fühlten sich nicht nur sicherer in ihrem Umgang mit digitalen Tools. Sondern wurden zudem aktiver und verantwortungsbewusster in ihren Rollen. Dies führte insgesamt zu einer positiveren Unternehmenskultur.
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